Storytelling: o case IT Forum
O Storytelling nada mais é que a arte de contar histórias, método que consegue promover um negócio gerando identificação. Através de inúmeros recursos, principalmente, o audiovisual, podemos persuadir os consumidores de uma maneira tão efetiva como nas propagandas diretas. Inegavelmente é um conceito bem antigo, já que o ser humano na Pré-História utilizava os desenhos nas cavernas para transmitir conhecimento. Hoje, a técnica já domina o universo das empresas de Marketing e Publicidade e segue agregando valores às marcas. Até por isso extrapolou o ambiente da comunicação, chegou ao setor de eventos e gerou ótimos resultados. Um dos exemplos mais recentes do êxito nessa junção de Storytelling/Eventos é o IT Forum que, recentemente, mudou toda sua programação e se tornou muito mais interativo. O IT Forum é um congresso organizado pela IT Mídia, empresa que há 20 anos conecta os líderes de tecnologia do país. O evento que é realizado durante cinco dias em um resort na Bahia reúne 180 CIOs (chief information officer) das maiores empresas brasileiras, e mais de 70 executivos de empresas fornecedoras de soluções de tecnologia dentre as 100 maiores empresas desse setor no Brasil. Os conteúdos e palestras presentes no evento tem como função gerar reflexões, instruir os CIOs e apresentar soluções para o dia a dia. O IT Forum é hoje o maior e mais importante evento de Tecnologia da Informação da América Latina, tem como objetivo principal a interação entre os participantes.
O problema é que com o crescimento do evento ao longo dos anos, a IT Midia foi perdendo a proximidade que tinha com seus clientes. Além disso, os concorrentes estavam investindo no intimismo. Foi quando em 2015, o sociólogo e escritor, Domenico de Masi, que foi Keynote Speaker da edição, fez uma reflexão: “Os eventos devem ser mais estéticos e cada item decorativo, cada cenário, precisa fazer sentido para as pessoas ali presentes”.
A inspriração no Tomorrowland
A missão era reformular o IT Forum, torná-lo mais moderno e gerar ainda mais interação. Os organizadores fizeram inúmeras reuniões para decidir os novos rumos, mas o insight de incluir o Storytelling surgiu depois que o CEO da IT Mídia, Adelson Sousa, participou do Tomorrowland, maior festival de música eletrônica do mundo, que cria um universo de fantasia para envolver o público. “O Tomorrowland é, sem dúvidas, um dos cases mais incríveis de Storytelling que conhecemos. O Adelson esteve presente e ali teve certeza que tinha achado um novo jeito de fazer eventos”, afirmam os organizadores do IT Forum.
A empolgação com o Tomorrowland não foi à toa, o festival nasceu de uma ideia entre dois sócios, que tinham um propósito de melhorar o mundo. Eles criaram um o evento onde as pessoas pudessem experimentar algo fora de seus cotidianos, onde elas pudessem ser espontâneas, serem elas mesmas. Pessoas diferentes, de lugares diferentes, mas unidas pela música, por uma história, pelo mesmo propósito.
IT Forum e o storytelling – um case de sucesso
Definido como seria o It Forum em 2016, faltava achar um profissional com expertise para ajudar a executar o projeto audacioso. Até que em um evento da IT Mídia, na Escola superior de Propaganda e Marketing (ESPM), houve uma palestra com um professor que falava sobre Transmedia e Storytelling. O profissional era o pioneiro em Storytelling e Branded Content no país e sócio-fundador do Storytellers, Fernando Palacios.
Logo depois de assumir o projeto Palacios participou de inúmeras reuniões com o CEO da IT Mídia para elaborar todo o conceito do IT Forum até a entrega da primeira edição do evento em sua nova configuração, em abril de 2016. A entrada do Storytelling no IT Forum fez com que os participantes imergissem em uma outra realidade. Ao chegar no local a pessoa recebia um livro que contava a história de um deus do tempo que havia sido aprisionado.
Uma ordem secreta controlava o tempo e havia uma disputa entre três grupos para saber qual a melhor maneira de usar o tempo. O primeiro era favorável para que houvesse uma desaceleração maior, pois segundo eles evoluímos muito rápido e a consequência foi a desordem e a poluição. Já o segundo, concordava que o tempo estava exatamente onde ele deveria estar, não era para ficarmos contemplando o passado e nem sonhando com futuro. O último grupo acreditava que o tempo estava passando muito devagar, pois ainda não tínhamos tecnologias como os carros voadores, logo os ponteiros do relógio deveriam correr.
Os profissionais de TI eram convidados a participar de um dos três times apresentados e o jogo começava. Durante todo o evento houveram várias ações como teatro no final de cada dia, os participantes também recebiam vídeos nos celulares. Era uma espécie de vídeo game com vários caminhos possíveis. No encerramento, que contou com a presença dos familiares dos jogadores, o tempo foi libertado pelo time vencedor.
Durante a Feira EBS 2017, Palacios apresentou o Storytelling e a experiência com o IT Forum, nas Arenas Experience. “Nós tivemos um aprendizado muito grande e ótimos resultados. O pessoal de TI muitas vezes é tímido, mas com a premissa do jogo eles puderam conversar mais entre eles, passaram por várias situações novas e dinâmicas que antes não existiam”.
Os resultados de todas as mudanças no IT Forum foram positivos, houve um aumento de 16% nas reuniões de negócio em relação ao ano anterior. Das 2.060 reuniões que eram realizadas em média, o evento computou 2.397, o que significa que muitos convidados fizeram um almoço mais rápido para poder fazer reuniões adicionais, e assim aproveitar melhor o tempo e ganhar mais pontos no jogo.
O evento continua a se reinventar sem abrir mão do Storytelling, a história foi evoluindo para ficar cada vez mais dentro do universo da tecnologia. Na edição seguinte, o IT Forum+ 2016, teve uma história que girou em torno de uma hacker que estava querendo destruir o tempo soltando suas amarras digitais. Desta vez o aumento foi ainda maior, as reuniões subiram 40%, das 1.540 reuniões esperadas foram realizadas 2.605. O jogo foi uma disputa acirrada e a liga vencedora só foi definida minutos antes do grande evento de encerramento. Em 2017, a história contada foi uma continuação em que a hacker antes vilã virou protagonista. A atmosfera criada foi a de que as coisas podem mudar a qualquer momento, justamente o que acontece na tecnologia atualmente. Na ocasião, ao invés de estimular a quantidade de reuniões o mais importante era a qualidade dos encontros. O objetivo era fazer com que os CIOs convidados seguissem a agenda à risca. A média histórica sempre girou em torno de 500 compromissos perdidos por parte dos convidados, o que significa uma média de 2,8 compromissos perdidos por convidado. Apesar do número recorde de participantes, apenas 122 compromissos foram perdidos, o que representou uma média de apenas 0,6 compromissos perdidos por convidado em 2017.
Segundo os organizadores do IT Forum, depois das mudanças na estrutura, o evento conseguiu o maior engajamento de sua história, reflexo sentido nas pesquisas de avaliação. Em 2016, por exemplo, no primeiro ano do novo projeto, 100% dos convidados e 100% dos patrocinadores responderam que voltariam ao IT Forum.
