Promova um evento online de sucesso

Publicado em 24/04/2020

E tudo, certamente tudo, mudou. 
Há alguns dias, nossa rotina foi totalmente alterada.

Passamos a acompanhar o trabalho remotamente, diversas são as reuniões através das mais diversas plataformas, e hoje, muitas… mas muitas LIVES, e, claro, tentando manter a roda girando, vamos promovendo eventos virtuais!

Alguns desses eventos são incríveis, repletos de conhecimento e troca de experiências, saímos ávidos por conhecimento, por outro lado, outros são insuficientes, falta algo para ter um evento de sucesso.

Levantamos algumas dicas para que seus eventos virtuais não deixem a desejar:

10. A equipe

O evento virtual não é o show de um único artista!
Os eventos virtuais demandam o trabalho de uma equipe.
Caso tenha uma sala para intervalos, ou reuniões menores, é necessário ter um responsável por administrar cada sala. Faz-se necessário um anfitrião/alguém que dará as boas-vindas a todos/um administrador que cuidará de todo o suporte técnico (aos participantes e ao evento), ou mesmo para direcionar as perguntas e respostas.

9. Recepcionando

A acolhida de um participante continua sendo vital, assim como no evento presencial. É relevante ter uma música de fundo, uma imagem de fundo interessante, com intuito de manter a expectativa alta para o que vem assim que o evento começar.

8. Uma apresentação variada

Insira bate-papo, slides, salas menores nas quais os participantes possam interagir e trocar ideias. A reunião com todas as fotos dos participantes na tela principal é muito boa, mas não para manter a atenção de todos nessa tela por muito tempo, certo?

Os participantes de algum conteúdo para visualizar, compartilhe uma tela com eles. Entretanto, se você só trouxer as telas de ppt, o evento será chato. Variar – essa é a palavra, para que todos possam interagir e não perder a humanização no meio do processo.

7. Interagir é preciso

Que tal usar quadros de comunicação, pedir que os participantes façam perguntas, deem um “joinha” para alguma colocação de quem está falando (com as mãos mesmo, cada um em frente a sua câmera).
 
Sempre faça pausas, para sentir que todos estão acompanhando e que não perdeu a audiência para um outro tema no meio do caminho, como a checagem do e-mail ou mesmo aquela conversa no What’s.

6. O bom apresentador

Olha, no formato digital você tem menos chances de errar.
Se você não for bom, a audiência vai embora mesmo!

Ensaie na tela, faça alguns testes gravados e assista-os, compartilhe com algum colega e peça para avaliar. Não pode ter medo! Ensaie com o apresentador, e pratiquem! Não seja monótono. 

O público tem que sentir que o tema vale a pena, que é empolgante! Estude sobre o assunto, traga dados relevantes. Não fique preocupando com os rostos da sua audiência, eles podem estar te ouvindo e checando um e-mail (isso é fato! Somos multitarefas).
Acredite no conteúdo, interaja com aqueles que estão envolvidos.
Esse é um bom termômetro para saber o nível de engajamento em geral.

5. Diversão? Claro!

• E nesses dias, estamos confinados, mais do que nunca.
• Olhar para a tela do computador tem sido uma das únicas interações que estamos tendo, por horas…
• Promova alguma interação que faça todos rirem e se mover.
• Que tal pedir um brinde? Provavelmente todos estão com suas canequinhas ou, ainda, garrafinhas.
• Agradeça a participação de todos e “Tim-tim”.
• Que tal convidar um instrutor de yoga ou mindfullness para um exercício de 05 em um dos intervalos?
• Ou ainda, um mágico para o Happy Hour!
• Algumas risadas sairão dessa atividade! Já pensou em um “Qual é a música?” o moderador toca uma música e todos os participantes devem adivinhar….
• Um Quiz no final do evento, com sorteio de brindes?
• Alguns pequenos detalhes que fazem as pessoas sorrirem e se lembrarem da experiência.

4. O bom e velho break

Impossível pensar que as pessoas ficarão durante mais de 02 horas em um evento sem um intervalo… Como nos eventos presenciais, é importante considerar que estão todos participando para aprender e interagir, sim o bom e velho networking!

As salas de interação devem ser pequenas o suficiente para promover interação entre os participantes. Até 50 pessoas são ideais para interação em ferramentas, como o Zoom.

3. Gerenciando as salas

É importante ter a verificação dos administradores de cada sala.
Eles serão responsáveis pelas boas-vindas aos participantes, deverão se apresentar apresente-se, e ficarão responsáveis por gravar a atividade naquela sala, possivelmente será solicitado que faça a captura da tela e envia-as juntamente com a gravação para outro responsável.

Crie um canal para onde esse material deverá ser enviado após o evento. Se autorização, vocês poderão compartilhar todo o material com os participantes, que gostariam de rever algum tópico.

2. Reunião pré-evento

Todos os apresentadores deverão ser treinados para evitar maiores problemas durante a realização do evento, mesmo que todos digam que já dominam a plataforma que estão utilizando.  

Caso algum apresentador não possa participar do treinamento com todos, envie a ele uma gravação ou solicite que encontre com o você individualmente em uma outra oportunidade, mas antes do evento, ok?

Alguns minutos preciosos podem ser perdidos durante a realização do evento somente para ajustar algum controle básico que poderia ter sido solucionado nesse ensaio.

1. Menos é mais

Todos os nove pontos acima devem ser pensados na produção de um evento virtual. Além da cenografia / iluminação, o conteúdo, os convidados e um roteiro devem ser projetados e executados. 

É o evento deve ser produzido, apenas não o superproduza.