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Eventos híbridos serão prioritários no Brasil?

Foto: Alexas /Pixabay
O que é? Para quem é? Por que utilizar esse formato?

Publicado em 27/03/2020 – Pesquisa por Vanessa Martin e Gerson Christensen

Evento híbrido? Sim, se você já participou de um evento que também estava sendo gravado para transmissão simultânea por streaming ou posterior disponibilização online, você participou de um evento híbrido (EH) em seu formato mais simples. Pensando bem, você já deve ter participado não de um, mas de vários eventos híbridos até hoje. Como já percebeu, ele é aquele que é realizado simultaneamente com a presença física dos participantes em um local, com a utilização de componentes digitais na sua transmissão e/ou recepção para outros locais.

Pesquisas realizadas fora do Brasil apontam para a sua utilização crescente. Para entender as transformações e importância do mercado nacional dos eventos híbridos na visão dos clientes e organizadores/promotores de eventos, realizamos um estudo inédito abordando vários aspectos, tais como quem os utiliza, público-alvo, como e porque contratam, objetivos desejados, etc.

Foi confirmada a mesma tendência no País (pesquisa realizada em 2019): 95% dos profissionais entrevistados acreditam que este mercado crescerá, sendo que 10% afirma que será o principal tipo e 76% que será cada vez mais utilizado.

Entre os principais aspectos identificados no estudo estão:

FORMATOS E TIPOLOGIAS MAIS UTILIZADOS

Mesmo em seu formato básico, planejar e organizar um deles requer necessárias informações e procedimentos mais sofisticados e dispendiosos do que um evento realizado apenas presencialmente. Nisso, reside uma das maiores dificuldades para a sua utilização, segundo profissionais do mercado escutados no estudo. Por outro lado, o evento híbrido oferece inúmeras vantagens, como ampliação da área geográfica e da quantidade de participantes e novas possibilidades de patrocínio.

O estudo identificou que o evento híbrido é utilizado por 83% do mercado. A resistência entre clientes e direção da empresa (36%) e não ter conhecimento suficiente para executá-los e dos benefícios que eles podem oferecer (23¼ cada resposta) foram indicados como fatores relevantes pelos 17% dos entrevistados que declararam não utilizar.

O Meeting Planners International (MPI) agrupou os eventos híbridos em quatro tipos:
O mercado brasileiro indicou que utiliza todos:

  1. APENAS TRANSMISSÃO – Transmitem o evento para participantes remotos (ex. webinar). É o que possui menor complexidade para a sua ope- racionalização. Citado por quase 70% das empresas;
  2. CONEXÃO SIMPLES – Conectam os locais ao evento principal. Quase metade dos entrevistados o citaram;
  3. CONEXÃO COM PALESTRANTE – Inclui local de transmissão com palestrante remoto. Indicado por 1/3 das pessoas
  4. MULTI HUB MEETING – Conectam múltiplos locais ao evento principal. Esta opção demanda profissionais muito experientes e requerem elevado grau de complexidade operacional, de infraestrutura e de logística para a sua realização, uma vez que conecta diferentes locais com eventos presenciais e em diferentes graus de interação entre eles. Mesmo assim, foram citados por 23% dos entrevistados.

Entre as tipologias de eventos preferidos pelos entrevistados destacam-se os eventos técnico-científicos, em especial o congresso (79%), os simpósios, seminários e fóruns (39%), seguidos pelo e-game e convenção de vendas (33% cada).

O PERFIL DOS ENTREVISTADOS

A maioria dos profissionais ouvidos (65%) são clientes, além de agências e produtores (32%), dos quais 65% ocupam cargos diretivos e gerenciais. Disseram utilizar o evento híbrido tanto para público interno quanto externo.

POR QUE UTILIZA

A quase maioria dos entrevistados (70%) opta pelos eventos híbridos para ampliar a abrangência de participação, seguido para facilitar a participação das pessoas ao evento (66%) e disseminar o acesso ao conteúdo oferecido pelo evento (50%)

– AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS

A métrica de mensuração dos resultados mais utilizada é medida pelo número de participantes online (64%), pelo engajamento dos participantes (57%), pela validação dos stakeholders (57%) e pela quantidade dos participantes presenciais (44%).

COMO ESCOLHER A SOLUÇÃO E FORNECEDORES

Ao escolher as soluções para seus eventos híbridos o destaque recai no fator essencial que possibilita a sua realização: a transmissão estável (82%), seguida do equilíbrio entre custo x benefício (70%) e de ter ferramentas adequadas à tecnologia e compliance corporativo e ferramentas de interatividade (65% e 62%).

Uma das surpresas do estudo foi encontrar o quanto o mercado de fornecedores é pulverizado. Identificamos citações de mais de 80 diferentes empresas. Além disso, o fornecedor mais citado teve apenas sete menções e o de serviços de meeting gratuitos somente nove citações.

Uma das explicações desta fragmentação pode estar no fato de que o EH demanda infraestrutura diferente e diferenciada para cada um dos seus tipos, o que impacta também na amplitude dos tipos de fornecedores necessários para sua realização.

Os entrevistados disseram que os avaliam pelo seu histórico de sucesso (68%). O conhecimento técnico (62%) e a experiência da equipe responsável (60%) são fatores relevantes para os profissionais que contratam. A maioria dos profissionais que foram ouvidos (72%) afirmaram que conheceram as tecnologias utilizadas em eventos que participaram, contra apenas 32% dos que foram abordados pelos fornecedores e 20% de pesquisa online. Este cenário também pode significar a necessidade de proatividade na divulgação de seus produtos e serviços por parte dos fornecedores, além de pouca experiência dos usuários e compradores das soluções.

NOVAS FONTES DE RECEITAS

Os entrevistados citaram novas fontes de receitas advindas do evento híbrido, como a produção de conteúdo exclusivo para o participante online, retransmissões, formas adicionais de patrocínio, venda de conteúdo sob encomenda e novos formatos de inscrições.

METODOLOGIA DA PESQUISA

Para compor o estudo foram utilizadas duas pesquisas: quantitativa e qualitativa com experts do setor brasileiro de eventos. A primeira utilizou pesquisa online de autopreenchimento com 116 profissionais dos setores de indústria e serviços (65%) e agências e produtoras (32%)

A metodologia escolhida incluiu pesquisa quantitativa online feita através do autopreenchimento com 116 profissionais. Os dados levantados foram validados e detalhados em entrevistas qualitativas realizadas com experts do mercado de eventos nacional.

Para compor o estudo foram utilizadas duas pesquisas: quantitativa e qualitativa com experts do setor brasileiro de eventos. A primeira utilizou pesquisa online de autopreenchimento com 116 profissionais dos setores de indústria e serviços (65%) e agências e produtoras (32%)

A metodologia escolhida incluiu pesquisa quantitativa online feita através do autopreenchimento com 116 pro- fissionais. Os dados levantados foram validados e detalhados em entrevistas qualitativas realizadas com experts do mercado de eventos nacional.

PRINCIPAIS CONCLUSÕES: EVENTO HÍBRIDO

O evento híbrido está diretamente ancorado na tecnologia que permeia o cotidiano da vida pessoal e profissional de todos nós. Uma das principais conclusões deste estudo está na validação do enorme potencial de mercado que o evento híbrido oferece e as inúmeras vantagens para clientes, participantes, fornecedores e demais stakeholders do setor. Para isso, é muito importante conhecer mais sobre as oportunidades e desafios envolvidos. Apesar do seu crescimento, o mercado brasileiro deste formato ainda tem muito a desenvolver.

Em tempos de quarentena: evento híbrido e/ou virtual?

Com a quarentena obrigatória, a atividade na web, à distância, se tornou a única forma de comunicação entre profissionais e pessoas. Desta forma, a utilização do evento digital (eventos híbridos e virtuais) explodiu e é adotada por empresas de todos os segmentos econômicos e sociais, para eventos de todos os tipos e tamanhos.

Para entender melhor o que são estes formatos:

  • Presencial – Eventos que acontecem com 100% das pessoas presentes no local do evento. Considere pessoas os participantes, os palestrantes, expositores e todos os envolvidos na execução do evento.
  • Híbrido – Eventos que acontecem parte presencialmente e parte virtualmente. Sejam com participantes a distância, seja com palestrantes a distância.
  • Virtual –   Eventos que acontecem 100% das pessoas participando virtualmente, via tecnologias digitais.

Apesar da adesão ao híbrido apontada anteriormente, os profissionais de eventos e os clientes que contratam ainda não possuem a expertise e experiência necessária para adotar o evento digital como a principal plataforma de comunicação das suas empresas. Quanto maior a abrangência e numero de participantes, mais complexa é a sua criação e operacionalização.

E ainda, há vários aspectos a serem considerados para realizá-los, como o conteúdo.
No híbrido e digital, o principal aspecto que move o participante online a estar ligado é a grande relevância do conteúdo. E, precisa ser entregue de forma diferente do presencial.

Mas, ele entra pelo conteúdo, ele só permanece se ficar engajado e se sentir parte do evento. Para tal, serão necessárias plataformas de engajamento, moderador, exclusivo e muitas outras ações para segurá-lo até o final do evento digital, que, por sua vez, tem duração menor que o presencial nas sessões.

Entretanto, o evento digital pode ser realizado por semanas, entregues em períodos menores. Cada um seguindo as mesmas referências de personalização e adequação já descritas.

Para saber mais:

Para ajudar o mercado brasileiro neste processo de aprendizado, Vanessa Martin e Robson Lisboa prepararam e-book online gratuito sobre o assunto.
São mais de 60 páginas de conteúdo primoroso, de fácil compreensão e diagramado de forma clean e moderna. Ele pode ser baixado gratuitamente no link

Para sobre mais ainda: Workshop Gratuito

Além disso, escolheram Maarten Vanneste, um dos mais importante e relevante expert no assunto na Europa para realizar, também gratuitamente, workshop online de 90 minutos com tradução simultânea do inglês para o português.

Com mais de 30 anos de experiência, este premiado líder e visionário é também autor de livro best-seller e um dos grandes especialistas mundiais em multi-hub meeting, o formato de evento híbrido mais sofisticado. É CEO do Meeting Design Institute, localizado em Turnhout, Bélgica.

Sobre o workshop:
DATA – 16 de abril de 2020 às 10h00

POR QUE PARTICIPAR?

  • Oportunidade única de aprender com uma das maiores referências mundiais sobre eventos híbridos e virtuais
  • Dicas de técnicas e metodologias com um expert no tema
  • Exclusivo para o Brasil e outros países de língua portuguesa
  • Evento gratuito
  • Tradução simultânea do inglês para o português
  • Palestra inédita no país.

PÚBLICO-ALVO

  • Organizadores de eventos
  • Profissionais da área
  • Clientes de eventos corporativos
  • Profissionais técnicos
  • Pessoas interessadas no tema

PROGRAMAÇÃO

  • 10h00 – Abertura – Eventos Híbridos e Virtuais
    com Vanessa Martin e Robson Lisboa
  • 10h15 – Workshop CANCELAR, ADIAR OU TRANSFORMAR
    com Maarten Vanneste – Meetings Design Institute
  • 11h00 – Intervalo
  • 11h10 – Continuação do Workshop CANCELAR, ADIAR OU TRANSFORMAR com Maarten Vanneste – Meetings Design Institute
  • 11h55 – Novidades e Próximos passos – Vanessa Martin e Robson Lisboa
  • 12h00 – Fechamento

INSCRIÇÕES: https://bit.ly/hibrido-ws-ebs

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