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Segurança em eventos

Organizadores passam a investir mais com a ajuda de novas tecnologias

Planejamento e variáveis. Essas são as duas palavras que um profissional de eventos precisa ter em mente quando o assunto é segurança. Com o mercado aquecido e competitivo, buscar excelência na organização é imprescindível.

Independente da natureza do evento, falhas na segurança e bem-estar tanto do público quanto do staff pode ser a sentença de morte para a produção. Desde o pré até o pós evento, riscos e imprevistos precisam ser levados em consideração com todas as suas possibilidades e variáveis.

Para obter sucesso nas iniciativas, evitar ocorrências e possíveis pagamentos de indenizações,  é sempre melhor prevenir. Entender que investir na equipe de segurança não é supérfluo é essencial para fechar um orçamento. Contratar empresas experientes e especializadas no mercado também é algo de extrema relevância para a organização.

Em 2016, a Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT com apoio da ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos), regulamentaram normas que classificam e implementam pré-requisitos para um evento acontecer, tendo em vista a importância da normalização para o setor.

Pré-requisitos básicos

Quem trabalha na organização de eventos, em especial os corporativos, já sabe que alguns pré-requisitos não devem ser negligenciados. Muitas empresas deixam a segurança como item secundário e não se preparam para possíveis imprevistos.

Rodrigo Gonçalves

Realizar a vistoria do local escolhido com o intuito de verificar se está tudo de acordo com as normas exigidas e se assegurar de que o mesmo comporta o público esperado são princípios básicos para a segurança de qualquer iniciativa. “Tipo de evento, local da realização do evento e tipo de público são os principais pré-requisitos a serem avaliados”, afirma Rodrigo Gonçalves, Analista Consultor Responsabilidade Civil da Liberty Seguros.

Um lugar pequeno e superlotado, por exemplo, é um prato cheio para graves acidentes. Se informar a respeito das estatísticas de criminalidade na região da realização, históricos de assaltos, iluminação de vias e opções de estacionamento também são fatores que precisam ser levados em consideração.

“A cada dia mais Organizadores Profissionais de Eventos e clientes primários e secundários conscientizam-se da necessidade crucial do investimento na segurança para que os eventos transcorram de forma plena, muito mais produtivos, eficientes e catalisadores de bem-estar. Sem dúvida alguma a precariedade, o amadorismo e a insensibilidade dos gestores de eventos são hoje, de norte a sul do país, protagonistas de todos os tipos de eventos”, pontua Andrea Nakane, especialista em eventos na Mestres da Hospitalidade.

Andrea Nakane

“O plano de ação nada mais é que o conjunto de atividades a serem concretizadas, cada qual com prazos, responsáveis e recursos disponíveis para tal. Em essência, um plano é o registro das decisões resultantes do processamento dos dados, que foram analisados. Os profissionais envolvidos nessa concepção devem ter conhecimentos de leis, portarias, manuais e regulamentos”, pontua.

Como é de praxe, todo o evento precisa de autorização para acontecer. Para cada segmento existem órgãos responsáveis por fiscalizar e emitir as licenças e documentações pertinentes. O mais importante deles é o Alvará de Funcionamento Temporário, que a cada realização um novo documento precisa ser emitido.

Em alguns casos, planos de limpeza e autorização da Secretaria Municipal de Trânsito também são necessárias. Já eventos que envolvem a manipulação de alimentos carecem de licença da Vigilância Sanitária realizada pela Anvisa.

Gerenciando riscos

Realizar um planejamento que inclua todos os possíveis imprevistos durante o evento reduz exponencialmente os prejuízos. Se preparar e tomar as atitudes necessárias caso efetivamente aconteçam evitam multas e processos.

“Ter uma empresa qualificada e documentada perante aos órgãos públicos e de fiscalização e ter um bom planejamento. Se você tem uma sequência de edições é muito mais fácil planejar. Já se é a primeira edição, precisará contar com a ajuda da empresa organizadora e respeitar esse planejamento que ela vai sugerir. É muito comum embasar o planejamento numa verba estabelecida previamente”, explica Gabriela Cardozo, CEO do Grupo Atual Victória, empresa especializada em segurança de eventos.

Para Ricardo Sevecenco, advogado especialista em direito do entretenimento, propriedade intelectual, direitos autorais e seguro para eventos, um ponto importante é identificar as características do local para elaborar um bom plano de segurança em eventos, onde se verifica a disponibilidade de estacionamento, pontos de acesso, infraestrutura do local do evento, análise de toda documentação do local, itens de segurança contra incêndio, entre outros.

“Enxergar o plano de segurança como investimento ao invés de despesa, pois o foco do organizador precisa ser na experiência que seu público busca quando vai ao evento. E o sucesso dessa experiência está diretamente ligada ao investimento no plano de segurança.  Ai que entra o papel do Gestor de Segurança em Eventos, pois cabe a ele a tarefa de minimizar os riscos, para evitar surpresas desagradáveis. É ele que fará a vistoria prévia no local, levantar os possíveis riscos humanos, técnicos, naturais ou biológicos”, explica Sevencenco.

“Em uma situação não prevista em um plano de segurança de eventos é importante acima de tudo não perder o controle emocional, identificar na equipe quem será o porta voz ou porta-vozes, que estarão à frente das medidas emergenciais, tendo autonomia para decisões urgentes”, pontua Andrea.

Terceirização de serviços

Muitos organizadores devem se perguntar se a terceirização desse serviço compensa. A resposta é unânime: sim. Contratar empresas especializadas dão maior respaldo ao evento desafogando outros pontos a serem considerados pela organização.

Gabriela Cardozo

“Tratando-se de segurança em eventos, a segurança privada é sempre a melhor opção. Manter uma equipe de segurança orgânica demanda um nível de burocracia e autorizações, além de que demora muito tempo para ser autorizada”, diz Gabriela Cardozo. “O problema para o setor de eventos é que é inviável ter uma segurança orgânica diante do dinamismo do setor e da tipicidade do evento. A terceirização é, neste caso, a melhor solução”.

Contar com uma equipe profissional e qualificada que saiba lidar com o público é de extrema importância. O número de seguranças também precisa ser compatível com o porte do evento e evitar transtornos da entrada e saída, principalmente.

A contratação da empresa terceirizada deve ser criteriosa, deve-se tomar cuidado para não ter ainda mais prejuízos, no caso de qualquer acidente. “Terceirizar é a melhor saída, porém o organizador de eventos precisa tomar alguns cuidados nessa contratação, por exemplo, além da experiência do fornecedor, o organizador precisa analisar frequentemente alguns itens importantes como o contrato social, a situação econômica e fiscal do fornecedor e uma análise minuciosa do contrato de prestação de serviço, que deverá ter bem claro as responsabilidades do fornecedor, os prazos de cumprimento e as possíveis penalidades em caso de descumprimento. O ideal é contar com a assessoria de um advogado especializado no segmento”, aponta Sevecenco.

Seguros

No caso de eventos, empresas de seguros oferecem diferentes tipos de produtos e coberturas, garantindo indenizações em casos de acidentes que promovem óbito ou invalidez, além de despesas médicas-hospitalares. “O seguro é uma forma de se prevenir quando falamos da parte financeira do contratante, ou seja, em uma eventual demanda contra o segurado, o seguro indenizará os danos pelos quais ele seja responsável”, afirma Rodrigo Gonçalves.

“Não vejo nenhum problema na contratação de seguros. Quem não gosta de ter o seguro para quaisquer serviços (vida, carro, saúde etc)? O único impeditivo é que no Brasil o custo é muito elevado pela criminalidade, violência. Por isso que no setor de eventos pode ser visto como um investimento alto”, pontua Gabriela.

Ricardo Sevecenco

“Em uma segunda análise é importante ressaltar que o seguro pode resguardar além do organizador, os patrocinadores envolvidos no evento e o ideal é que cada fornecedor contratado apresente seu seguro, pois caso algum fornecedor causa um dano no evento, por exemplo uma intoxicação alimentar ou uma queda da estrutura, o organizador do evento será sempre corresponsável, porém o fornecedor também poderá ser condenado a indenizar o prejuízo”, complementa Sevecenco.

Segurança e tecnologia

Inovações tecnológicas vêm facilitando e muito o trabalho de profissionais do segmento. Para a segurança, os quesitos identificação e monitoramento são os mais beneficiados.

A comunicação entre profissionais e câmeras ajudam a evitar possíveis transtornos e prejuízos aos organizadores e patrocinadores. “O serviço do Grupo Atual Victória é um exemplo. Usamos a segurança eletrônica e fomos uma das primeiras empresas do setor a realizar esse serviço em eventos. Além disso, o trabalho de rondas ao redor dos eventos com monitoramento controlado desde a base foi algo inovador. Um produto que oferecemos mais para o varejo foi justamente a oferta da segurança por câmeras em vez de um segurança físico”, conta Gabriela.

Um outro aliado tecnológico pode ser o monitoramento por câmeras de segurança que são instalados em pontos estratégicos facilitando a identificação de possíveis imprevistos, auxiliando o organizador em uma contenção de dano mais efetiva.

“Uma solução que atendeu muito bem aos expositores dos eventos e feiras. O pacote tecnológico é muito mais barato que a hora paga ao colaborador, além de que com a segurança eletrônica, em caso de qualquer imprevisto, uma equipe vai imediatamente ver o que aconteceu. Em nossa proposta, estamos aliados a seguradoras que proporcionam essa facilidade ao expositor do evento”, conclui Gabriela.

Além de otimizar tempo e dinheiro, a implementação de suporte tecnológico em segurança também beneficia o meio ambiente gerando menos lixo e menor utilização de papel, por exemplo. “Existem várias inovações tecnológicas que trazem mais segurança para os eventos. É o caso da tecnologia de identificação do participante de um evento por rádio frequência, onde o ingresso é substituído por um crachá, cartão ou pulseira com uma tag identificável por meio de leitor de rádio frequência, garantindo uma maior segurança no número de participantes que entraram no evento, já que a leitura é feita de forma automática”, conta Sevecenco.

Câmeras, biometria e sensores são as tecnologias mais encontradas atualmente no mercado. Investir na inteligência também é uma maneira de reforçar a segurança já que, quanto mais informações os profissionais puderem acumular, maior as chances de pessoas indesejadas penetrarem no evento.

A quantidade e qualidade de dados pode ser uma aliada muito mais valiosa do que profissionais fortes e nada simpáticos na porta. Elas ajudam a traçar planos de ação estratégicos e mais inteligentes.  Alguns sistemas também acompanham o desempenho da equipe como conduta, posicionamento entre outros. Tais informações podem ajudar no aprimoramento da performance e aumentar a experiência.

Apps, dispositivos e sites são ferramentas que colaboram com a eficiência dos profissionais. Alguns eventos demandam uma segurança reforçada, como as iniciativas voltadas ao mercado de luxo. “Temos como case o Salão do Automóvel. Aqui ofertamos um mix de serviços de segurança eletrônica, segurança física e segurança do trabalho. Um projeto definido muito antes da montagem do evento para garantir o bem-estar de todos durante a montagem, realização e desmontagem. Já estamos oferecendo nossos serviços há muitas edições”, conta Gabriela Cardozo.

Ficar atento às novidades do mercado e investir em ferramentas que auxiliem os organizadores e profissionais responsáveis pela segurança deve ser uma das prioridades dos produtores de eventos. O intuito do segmento é proporcionar experiências inesquecíveis aos seus convidados da melhor forma possível.

Curso Intensivo de Segurança em Eventos

Diante do atual cenário de tantos acidentes e incidentes que vem ocorrendo no mundo dos eventos e a falta de prevenção por parte dos organizadores, a especialista em Segurança em Eventos Andréa Nakane e autora do livro “Segurança em Eventos – Não dá pra ficar sem!” junto com a produtora de eventos e treinamentos M2C Eventos vão realizar o Curso Intensivo de Segurança em Eventos, que será realizado em São Paulo nos dias 1 e 2 de junho de 2019 das 08h30 às 18h.

O principal objetivo desse curso é desenvolver a capacidade de planejar, implantar, organizar e gerir eventos balizados por critérios de segurança, formatando projetos com habilidades estratégicas, táticas operacionais e administrativas, disseminando, assim uma cultura preventiva em eventos.

Dentre os tópicos que serão abordados estão:

Eventos & Segurança: Historicidade

Conceituação Segurança em Eventos

Tipos de Segurança no Brasil

Segurança Privada

Ferramentas de apoio à Segurança

Variáveis de Segurança em Eventos: Dimensão do Público, Perfil do Público, Público Interno – Colaboradores e Terceirizados, Espaço Físico, Alimentação, Bebidas, Entorpecentes, Trajes, Condições Climáticas, Situações Especiais – Roubos e Furtos, Arrecadação de Taxas de Diretos Autorais Musicais, Lei do Silêncio, Serviços de Vallet, Doenças, Shows Pirotécnicos e Efeitos Especiais, Geradores, Sonorização, Brindes, Menores em Eventos, Transportes, Desordem Pública e Violência.

– Gerenciamento de Crises

– Estudos de Casos

Para se inscrever, acesse o site ou entre em contato com a M2C Eventos pelo número: (11) 98436-0844.

Código Promocional: eventofacil10

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