Imprevistos têm prejudicado minha produtividade, como amenizar?

Publicado em 04/03/2022 – Por Renata Montone/Call Daniel

É muito comum a queixa sobre o impacto dos imprevistos sobre a nossa produtividade, então vamos conversar um pouco sobre isso.

A palavra imprevisto deriva do termo em latim videre (que significa ver) e remete para uma coisa que não foi vista antes, ou que não foi prevista, ou seja, uma coisa que aconteceu de forma súbita. Seguindo esta definição, podemos perceber que temos duas características de imprevisto: o que não foi visto antes e o que não tinha como prever.

Quando acompanhamos a rotina de profissionais, e só por mim já passaram mais de 9.000 profissionais nestes últimos 8 anos ministrando treinamentos em todo o Brasil, percebemos que a maioria das pessoas não considera nenhuma das duas características de imprevisto.

Vamos entender como o GTD® trata estes casos.

Primeira característica do imprevisto é a situação que não foi vista antes, ou seja, ela já existia, mas não foi tratada de forma adequada no momento certo. É aquele documento que não consegui imprimir de última hora porque descobri que a tinta da impressora estava no fim. É aquele passaporte que precisei tirar às pressas porque não percebi que estava com menos de 6 meses para vencer, e não consigo entrar em alguns países com o passaporte nesta condição (#ficadica, dá uma olhada no seu). É aquele compromisso que cheguei atrasada porque não considerei o tamanho do trânsito que iria pegar.  É aquela reunião que eu tinha que preparar um relatório, mas só vi em cima da hora e tive que largar tudo para resolver isso… 

Todas estas situações já existiam, mas não foram vistas antes.
Todos estes casos eu chamo de imprevistos previstos.

Como eliminar este tipo de imprevisto?

Fazendo Revisões Semanais. Só sabe o poder das revisões semanais quem começa fazê-las. São elas que te tiram do olho do furacão e te colocam um, ou vários passos antes dos eventos, são elas que ajudam a ver tudo de cima e eliminam os imprevistos previstos.

Mas muitos vão falar: “Ah, mas os imprevistos do meu dia a dia são os que não havia como prever”.

Ok, vamos a eles. Vocês estão falando daqueles que aparecem repentinamente e tem que parar tudo para atender: reuniões marcadas de última hora, problemas com equipe, clientes, parceiros, produção, filhos…

Como resolver?

Com planejamento!

Como assim?

O nosso dia a dia é composto de rotinas, das atividades planejadas para o dia e pelas demandas que aparecem durante o dia e que fazem parte do escopo da nossa função.

Um médico que trabalha em um consultório não pode fechar todos os horários do dia para consultas. Se entrar um encaixe, onde ele encaixa? E se precisar retornar a ligação a um paciente, que horas retornará? A solução aqui está no planejamento da semana, que também faz parte da revisão semanal.

A maioria dos profissionais bloqueia o dia todo com reuniões e atividades, sem deixar espaço para atender as demandas que entram durante o dia, mas elas precisarão ser atendidas.

Escrevo uma frase dura, mas realista: “As demandas do dia entrarão e não estarão nem aí para o nosso planejamento.”

O que sobra é frustração e estresse de não conseguir cumprir tudo, gerados por não ter considerado que estas demandas existem. Precisamos deixar brechas estratégicas, um percentual de tempo livre (ou bloqueado) no calendário para isso.

Em última análise, estas demandas são previsíveis, então são previstas. Sendo assim, também podemos considerar que são imprevistos previstos no escopo da minha função.

O que falta é considerarmos a existência delas e tratarmos de forma ativa, e não reativa.