O que muda no RH com a vigência da LGPD

Publicado em 22/10/2020

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) foi sancionada e já entrou em vigor. Com a validade da lei, a partir de agora, empresas e órgãos públicos têm que deixar muito claro para os usuários de que forma será feita a coleta, o armazenamento e o uso de seus dados pessoais. Dessa maneira, o titular dos dados poderá consentir ou não sua utilização e poderá solicitar a exclusão das informações.

A lei traz grande impacto também para a área de Recursos Humanos (RH), pois abrange o uso da imagem do colaborador e até o uso de mídias sociais corporativa, por exemplo. Nessa busca por diretrizes para a coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais, o RH também será afetado pela necessidade de reformulação de procedimentos relativos ao manuseio dos dados de colaboradores ou candidatos. 

Para o cidadão comum – ainda que haja exceções à regra – o que muda com a LGPD é que toda empresa ou órgão do governo deverá pedir o consentimento da pessoa para obter seus dados. No departamento de RH, o tratamento começa a partir do acesso de informações, já na candidatura do interessado, e envolve todo o processo de seleção.

Conforme explica Thais Mendes, head de RH da GTO RH, o departamento de RH das empresas será diretamente afetado, pois a LGPD exige que as informações sensíveis dos colaboradores sejam preservadas tanto quanto informações de clientes.

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“A LGPD trará muitos impactos nas rotinas dos gestores e o setor irá precisar passar por algumas mudanças e adaptações para ter um melhor uso e proteção de dados. O dado pessoal deve ser preservado em qualquer instância, e para isso as empresas devem orientar todos os colaboradores quanto ao cuidado necessário para que esses dados sejam preservados. Devem também implementar ferramentas que possam monitorar essas informações, impedindo que essas informações sejam expostas de maneira indevida. Será uma mudança de cultura aliada a tecnologia”.

Luiz Eduardo Amaral de Mendonça, do escritório Focaccia, Amaral e Lamonica Advogados, esclarece que no caso do departamento de RH, a preocupação com as informações dos empregados não é algo exclusivamente atribuído à LGPD. Ele explica que na esfera trabalhista, seja por determinação da própria Constituição Federal, quanto por leis específicas (como a Lei nº 9.029/95), sempre existiu a sensibilidade do que pode ser exigido do empregado, bem como do monitoramento do contrato de trabalho.

“A LGPD traz novas obrigações sim, mas reforça o que já deveria estar na pauta no RH. Para facilitar, sugerimos que o departamento avalie a operação sempre sob dois prismas: os dados tratados dos empregados e os dados tratados pelos empregados no exercício de suas funções. No primeiro caso temos o mapeamento das informações coletadas dos empregados (processo seletivo, informações admissionais, atestado médicos, etc.) e sua adequação com a LGPD, já no segundo caso é a cautela no treinamento e limitação de responsabilidades do empregado que diariamente e no exercício de suas funções trata dados pessoais de outras pessoas em nome do empregador. Em ambos os casos, a empresa deve realizar a reflexão: a lei traz essa obrigação? Para a execução do contrato é realmente necessária esta informação? Com este panorama e um rol de dados necessários o RH começa a conseguir se adequar à lei”, afirma.

LGPD: O que são dados sensíveis e como afetam o RH?

Thais esclarece que os dados pessoais também chamados de dados sensíveis, são definidos como qualquer tipo de informação que possa identificar alguém (nome, endereço, orientação sexual, idade, etnia e entre outras informações) e que o objetivo principal da LGPD é proteger os direitos de privacidade, intimidade e desenvolvimento da personalidade natural de todas as pessoas.

“O setor poderá coletar apenas informações realmente necessárias. Diante disso, é preciso ter atenção aos dados requeridos em processos de recrutamento e seleção, e entre outros que possam exigir informações que não afetarão na atividade dos gestores”.

Em relação ao tratamento que as empresas devem dar aos dados de candidatos aprovados ou não para processos seletivos, Luiz Eduardo, orienta que primeiramente é preciso compreender quais informações estão exigindo do candidato no processo seletivo e se são realmente necessárias.

“Muitas vezes as empresas solicitam dados pessoais sensíveis do candidato, como opção sexual, estrutura familiar, gravidez ou raça; informações as quais não tem nenhuma relação com a prestação de serviços. Assim, independentemente se aprovados ou não no processo seletivo, as empresas devem avaliar, desde o início, se já não estão infringindo a LGPD e outras leis aplicáveis, passível de discussões sobre discriminação, por exemplo. Encerrado o processo seletivo, o mapeamento dos dados tratados, é crucial para averiguar se precisamos no consentimento ou não do titular para manutenção de determinadas informações no banco de dados, no caso dos candidatos não aprovados, ou se é preciso coletar mais dados dos candidatos aprovados”.

A adequação das empresas à LGPD é bem mais complexa do que possa parecer. Para evitar reclamações na justiça quanto ao uso dos dados pessoais, será necessário ter um conhecimento de todas as atividades da empresa, pois as políticas de tratamento de dados envolvem todas as áreas.

“A consciência de que a LGPD é uma obrigação em vigor e que adaptações precisam ser feitas já possibilita a adequação. Sugerimos que as empresas contem com uma consultoria especializada para auxiliar no mapeamento e controle durante a relação de trabalho e até após. O contrato de trabalho tem um caráter contínuo, os dados mudam de finalidade, eventualmente precisam ser transferidos ou passam nas mãos de muitas pessoas internamente – o controle não deve ser apenas no começo ou agora, é uma obrigação contínua”, conclui Luiz Eduardo.

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