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Epidemia de Coronavírus: Estratégia e diretrizes para organizadores de eventos corporativos

Imagem: creativeneko/Shutterstock.com
Organizadores de todo o mundo estão tomando precauções para garantir a segurança e minimizar os riscos para o público

Não há dúvidas que o surto de Coronavírus (COVID-19) está causando impactos significativos no setor de eventos corporativos. O vírus iniciado na China em dezembro do ano passado agora se espalha para muitos países da região Ásia-Pacífico, assim como para a Austrália, Europa, América do Norte e Oriente Médio. Os casos encontrados fora da China são basicamente daqueles que viajaram recentemente para a China.

A situação é considerada preocupante e grave. Até 19 de fevereiro de 2020, 75.204 casos foram confirmados, com 2006 mortes. Deste número, 924 casos são de fora da China, 25 países confirmaram casos do COVID-19.

Praticamente todo trabalho no setor de feiras e eventos depende de interações face-to-face. E, como foi constatado que o Coronavírus pode se alastrar por meio de contato de humano, os eventos se tornaram vulneráveis ​​ao impacto do surto. E esse impacto é mais profundo e negativo quando é o caso de eventos globais, que recebem participantes de todo o mundo. Muitos deles estão sendo cancelados ou adiados. No entanto, organizadores de todo o mundo estão tomando precauções para garantir a segurança e minimizar os riscos para o público.

É difícil prever o impacto do Coronavírus no futuro. O que é recomendado pelos especialistas em gerenciamento de crises é administrar a situação por meio de planejamento estratégico. A tomada rápida de decisões por parte dos organizadores de eventos é importante e existem alguns fatores que, se absorvidos na estratégia de Planejamento de Eventos, podem ajudar a reduzir os danos iminentes.

Organizadores no mundo inteiro estão tomando precauções para garantir a segurança e minimizar os riscos para o público (Imagem: Geralt/ Pixabay)

Diretrizes quando um evento for adiado

Um dos piores pesadelos para os planejadores de eventos é o evento ser adiado. O surto de Coronavírus tornou o reagendamento de feiras e eventos cada vez mais frequente por conta do medo da disseminação da epidemia. A situação se torna mais desafiadora no caso em que todos os detalhes do evento já foram finalizados e os organizadores concluíram seu ciclo de marketing. Planejadores de eventos de médio e pequeno porte, especialmente aqueles sem nenhum plano de contingência são os que mais estão sendo prejudicados. Abaixo, algumas instruções em caso de eventos remarcados:

  • Informe todos os participantes registrados que seu evento foi adiado. Isso pode ser feito facilmente com a ajuda de e-mails ou notificações no aplicativo do evento (quando houver);
  • Procure atualizações confiáveis oficiais ​​para não ocorrer postagens de textos e vídeos falsos que provoquem desinformação e medo;
  • Use plataformas globais de listagem de eventos (em que seu evento tenha o máximo de seguidores) e avise que o evento foi reagendado;
  • Utilize o intervalo de tempo entre a data original e a nova data para alimentar com informações seus participantes por meio de ferramentas de engajamento digital (mídias sociais, sites e Apps);
  • Como organizador de eventos corporativos, você também é responsável perante os expositores e é necessário informá-los sobre a nova programação. Aproveite os canais de comunicação do evento (telefone, site, e-mails, mídias sociais etc.) para chegar aos expositores que solicitaram o estande;
  • Caso as instalações de transporte e as rotas de viagem etc. sejam afetadas pelo impacto do Coronavírus, libere os detalhes das rotas/ transporte atualizados em nova notificação;
  • É recomendado ao organizador que não adie seu evento por um período indeterminado. Existem muitos participantes diferentes no seu evento, como patrocinadores, expositores etc. Atrasos indefinidos promovem inquietação negativa. Deste modo, é uma boa prática definir uma data possível para a qual o evento pode ser reagendado.

Diretrizes quando um evento for cancelado

Existem lugares completamente fechados devido ao Coronavírus, como a China e locais onde foram confirmados casos e houve mortes em decorrência da doença. Nesse caso, os planejadores de eventos não têm outra opção a não ser cancelar o evento. Além disso, até o momento não há como saber quanto tempo levará até que a situação volte à sua normalidade. Se essa epidemia perdurar por mais tempo há a possibilidade de os eventos adiados começarem a ser forçados ao cancelamento. No caso de cancelamento:

  • Aproveite todos os seus canais de comunicação para informar os participantes com antecedência sobre o cancelamento;
  • Será preciso planejar o reembolso integral ou de uma parcela definida da quantia que um participante gastou na inscrição;
  • Também é importante que o organizador do evento considere outras partes interessadas do evento, como expositores, proprietário do local, fornecedores e patrocinadores em sigilo, para que isso não afete edições futuras.

MEDIDAS DE PROTEÇÃO

Uso de máscaras e kit médico básico

O kit médico básico deve ser disponibilizado para qualquer pessoa que mostre sintomas imediatos. Já que a transmissão do vírus é pelo contato humano, se a pessoa em questão estiver equipada com máscaras cirúrgicas, evitará pelo menos que outros participantes sejam infectados.

Quanto ao uso de máscaras, a OMS orienta que se a pessoa é saudável, só precisará usar uma máscara se estiver cuidando de uma pessoa com suspeita de infecção ou se estiver tossindo ou espirrando. As máscaras são eficazes somente quando usadas em combinação com a limpeza frequente das mãos com álcool ou água e sabão.

Orientação da OMS 

(Imagem: Pixabay)

Segundo a OMS, são sintomas do Coronavírus febre, tosse, falta de ar e dificuldades respiratórias. Aperto no peito é outro sintoma observado entre os infectados pelo vírus. Em casos mais graves, pode levar a pneumonia, insuficiência renal e até morte.

É de extrema importância se certificar que participantes e outras partes envolvidas do evento corporativo, em locais com risco ou com casos confirmados do COVID-19 estejam cientes das medidas básicas de proteção contra o novo Coronavírus recomendados pela Organização Mundial da Saúde (OMS) e por Centros de controle e prevenção de doenças. Entre as diretrizes estão:

  • Lave bem as mãos (por pelo menos 20 segundos), de preferência com um esfregão à base de álcool;
  • Evite o contato direto com animais de fazenda e animais selvagens (vivos ou mortos);
  • Mantenha o distanciamento social de pelo menos 1 metro de distância entre você e outras pessoas, principalmente das que tossem, espirram e têm febre
  • Pratique a higiene respiratória. Ao tossir e espirrar, cubra a boca e o nariz com cotovelo ou tecido flexionado (o descarte o tecido deve ser feito imediatamente em uma lixeira fechada e, após, limpar as mãos com esfregar as mãos à base de álcool ou sabão e água);
  • Evite tocar seu rosto (e especialmente seus olhos e boca) com as mãos não lavadas;
  • Evite o consumo de produtos animais crus ou malcozidos;
  • Se tiver febre, tosse e dificuldade em respirar, procure atendimento médico o quanto antes. Informe o seu médico se você viajou para uma área na China ou país em que o caso da doença foi confirmado ou se teve um contato próximo com alguém que viajou da China e tem sintomas respiratórios.

Clique aqui para informações completas das diretrizes de proteção e vídeo informativo da OMS (conteúdo em inglês).

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