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Como será o espaço de eventos no futuro?

futuro - porta
Foto: Arek Socha / Pixabay
Serão mais inteligentes, conectados e participantes alimentados por dados?

Publicado em 14/04/2020

Qual o cenário do espaço de eventos em uma época em que a tecnologia acelera rapidamente, em todos os setores? As mudanças digitais estão acontecendo mais rápido do que nunca na história da humanidade. Do e-learning à videoconferência, eventos virtuais,  big data, Internet das Coisas (IoT), tecnologias de realidade aumentada e inteligência artificial, formatos utilizados anteriormente, agora são obsoletos, em muitos aspectos.

Mas será que o fato das pessoas se reunirem em um espaço físico para participar coletivamente de uma atividade – que é (ou pelo menos costumava ser) a essência do qualquer evento organizado, também se tornou obsoleto?

Isso levanta a questão: os eventos do futuro serão apenas no mundo virtual? A reunião em um local será completamente substituída pela reunião na Internet, enquanto cada um de nós ficamos em casa, olhando para as telas de seus computadores?

Felizmente, para qualquer pessoa atuante na organização de eventos a resposta para esta pergunta é: NÃO. A tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante em todos os aspectos da organização e execução de eventos: desde a atração de convidados e venda de ingressos, passando pelos participantes e o local onde será realizado esse evento, pelo design do local e da experiência, até a entrega do evento e conteúdo. É previsto que futuras tecnologias abrirão novas possibilidades e, de várias maneiras, mudar a maneira como se organiza eventos.

Mas, no fundo, eles permanecerão os mesmos: uma oportunidade para as pessoas se reunirem e se envolverem. “Homo est animal social” (o homem é um ser social), escreveu Aristóteles. Portanto, é natureza dos seres humanos estar juntos, não sozinhos. Do ponto de vista sociológico, os eventos contribuem para isso: criam um senso de status social e de envolvimento.

Como criar eventos no futuro?

O desafio permanecerá basicamente o mesmo: elaborar uma característica única que realmente destaque um evento. Uma proposta de “venda” em que as pessoas estão dispostas a “comprar”.

Dois fatos são fundamentais quando se trata desse assunto: conteúdo de alta qualidade e uma experiência que o diferencia.

Em nosso mundo globalizado e hiper conectado, uma infinidade de conteúdo está prontamente disponível para qualquer pessoa, em qualquer lugar. Isso cria liberdade de escolha, mas também pode causar incertezas e levanta a questão de como ter confiança na comunicação emitida – uma tendência que provavelmente será intensificada com o passar do tempo.

Foca na experiência!

Sempre Ela, a EXPERIÊNCIA! A excelência no conteúdo emitido é apenas um dos pilares na criação de eventos – o outro é uma experiência “mágica”.

Seguindo a premissa de que, mesmo em no mundo digital e globalizado, os eventos da vida real continuarão superando os virtuais, é aí que os organizadores terão de se destacar: projetar uma experiência que não apenas fisgue a atenção das pessoas, mas também cative seus sentidos e provoque a continuidade desse sentimento.

Da mesma forma, é preciso reconhecer os eventos como oportunidades para uma verdadeira interação social que é insubstituível por qualquer “coisa” digital, e projetá-los como tal.

Teremos um novo espaço de eventos no futuro?

Apesar da nova maneira de trabalhar em uma sociedade globalizada e digital, e da prevalência da comunicação digital, muitas reuniões presenciais não poderão ser substituídas. Ao mesmo tempo, não será suficiente conhecer outras pessoas pessoalmente em reuniões e conferências.

Diversos fatores adicionais são essenciais nesse contexto, como fornecer locais de eventos que correspondam aos novos requisitos que as reuniões e os eventos precisem cumprir. Como consequência, novos locais poderão ser construídos, assim como os edifícios já existentes, mas que serão, por conseguinte, modernizados.

Novas construções e conversões de locais de congressos e conferências terão de abordar questões como sustentabilidade, acessibilidade e desenvolvimentos tecnológicos. Este último, em particular, será de grande relevância no futuro, afim de garantir o acesso ao conteúdo do evento que estará sendo transmitido aos conectados através de plataformas de streaming, isso mesmo é o evento híbrido! Os locais precisam ser multifuncionais, adequados para uso flexível e fornecer uma infinidade de opções técnicas para serem realmente à prova de futuro.

 Além disso, a interação está se tornando cada vez mais importante para os participantes. Muitos estão cansados em apenas falar com alguém que está na sua frente. Em vez disso, querem interagir, tornar-se parte do evento e trocar experiências.

Espaço mais inteligente no futuro (não tão distante…)

Durante um evento, os organizadores devem seguir o seu check-list. No espaço de eventos do futuro será necessário menos gerenciamento da equipe do evento, pois os espaços monitoram e controlam suas próprias comodidades.

Os sistemas de ar condicionado e aquecimento podem ser ajustados automaticamente, dependendo de quantas pessoas entram em uma sala ao mesmo tempo. A iluminação pode mudar com base nos ritmos circadianos naturais e o conteúdo da tela digital pode garantir relevância absoluta à medida que se adapta ao público e à hora do dia, algo também que é primordial para a saúde humana e muitos desconhecem. Já existem sistemas que controlar tudo isso ao mesmo tempo, o futuro já chegou.

Fatima Facuri – Foto: Divulgação/ ABEOC

“Acredito que entre diversos pontos, o que vai mudar nesses espaços serão os eventos compartilhados, com menos dias de montagem. As cenografias, bem como a arquitetura também”, revela Fatima Facuri, presidente da ABEOC Brasil (Associação Brasileira de Empresas de Eventos).

De acordo com a executiva, que vem acompanhando a realidade de congressos e feiras, o credenciamento por reconhecimento facil e o streaming (transmissões ao vivo) cada dia ganha força, proporcionando novas experiências. “O que você precisa deixar para o seu público sempre são as boas experiências e a tecnologia te proporciona isso”.

Melhores análises e serviços

Além de análises detalhadas do próprio evento que informam os organizadores aos expositores, o tempo gasto e o perfil de seus visitantes, o espaço para eventos do futuro pode oferecer dados em um estande individualizado. Sensores inteligentes, colocados ao redor do estande permitirão aos organizadores e expositores rastrear quem visitou o estande, por quanto tempo e até onde eles estavam.

Isso permitirá que os expositores, mapeiem a jornada dos visitantes e os acompanhem. Atualmente, muito eventos ainda utilizam o bom e velho crachá entregue ao visitante já na entrada do evento. No espaço de eventos do futuro, os estandes liderados pela IoT garantirão que cada segundo seja visível e rastreável.

Os expositores também se beneficiarão dos estandes de IoT que se adaptam e mudam conforme necessário. Isso pode incluir iluminação, som, aquecimento e conteúdo da tela digital que muda dependendo de quem e quantas pessoas estão no estande ao mesmo tempo.

Inteligência Artificial agregará equipes

Em breve, a inteligência artificial (IA) proporcionará um check-in rapidamente. A incorporação do reconhecimento facial garantirá que os participantes e a equipe sejam nomeados enquanto diminuem as filas. À medida que a IA se torna mais diferenciada, ela pode interagir com participantes, equipes de segurança e organizadores de maneira que trabalhem para uma comunicação mais eficiente.

Espaço de eventos pós-COVID-19

Mesmo que seja difícil prever economicamente como será ao setor de reuniões e eventos pós pandemia do novo coronavírus (COVID-19), as projeções de inovações já eram esperadas e tornar as experiências dos participantes mais ponderadas nunca sai de moda. Portanto, o planejamento de evento, bem como seus locais, estará focado em como os participantes experimentam cada enfoque do processo, desde marketing e design até a execução do evento.

Toni Sando –
Foto: André Stefano

A questão do “espaço” será muito relativa, segundo Toni Sando, presidente executivo do São Paulo Convention & Visitors Bureau, principalmente quanto a superar a crise provocada pela pandemia. “Se vínhamos vivendo períodos de transição, na qual o comportamento das novas gerações e a tecnologia eram fatores que impactavam nesta evolução, agora a mudança bateu à porta de todos. E todos tiveram que abrir imediatamente”, declarou.

De acordo com o executivo, tamanha mudança forçou a todos, até os mais resistentes e conservadores, a utilizar novas tecnologias para participar de eventos virtuais, conferências, palestras e reuniões, além de toda a questão do teletrabalho, que vem se provando altamente funcional e que muitos resistiam em não utilizar.

Somada a todas as tendências que já vinham evoluindo, Toni Sando prevê que haverá um comportamento muito diferente em relação à participação de eventos. A aglomeração de pessoas e demais encontros serão vistos de outra forma, com mais cautela e pautado na necessidade.

“Será um novo mundo. E o conceito de ‘espaço’ para eventos será além do pavilhão de exposição, centro de convenções, hotéis, salas, coworking e até cafés. Um evento, mais do que nunca, será híbrido, tendo suas atividades no mundo real e, em paralelo, tanto para os que se encontram presentes quanto aos que estão em casa ou no trabalho, terão um universo paralelo digital, com interações, conteúdo e engajamento”, prevê o presidente executivo do São Paulo Convention & Visitors Bureau.

O espaço do futuro será aquele capaz de causar experiências únicas aos participantes do evento – assim como se integrar ao destino que o recebe; e também aos que estão acompanhando o encontro à distância.

Perspectivas?

O que se sabe é que a tecnologia e suas consequentes mudanças continuarão – provavelmente mais rápidas do que nunca – e que novas possibilidades de eventos emocionantes estarão à frente como resultado.

Além disso, com foco na criação de experiências memoráveis e interativas, reuniões e eventos que escolhem locais além do padrão, impulsionarão o envolvimento dos participantes. Nos próximos anos, os locais não-convencionais para reuniões e eventos despertarão interesse e criarão memórias inesquecíveis, construindo a história do seu evento de maneira orgânica. Assumir a tarefa de transformar um espaço inesperado estabelecerá uma base de inovação e agregará mais valor ao evento.

Tudo que se debatia antes da pandemia do COVID-19 segue válido, segundo Toni Sando, como tecnologia para eventos, realidades virtual e aumentada, projeção, inteligência artificial, pagamentos cashless, programação de conteúdo e outros. “As tendências seguintes estarão no universo do ‘Phygital’, misturando o real e o virtual, e em como integrar as pessoas que não estão presentes fisicamente. E, mais do que integrar, será fundamental engajar e criar soluções para que se consuma conteúdo, tenha experiências marcantes, realize compras, vendas, com meios de pagamento inteligentes, valorizando o tempo e investimento despendidos”.

Podemos esperar que essas tendências cheguem nos próximos anos. Algumas já são realidade. “Hoje, os centros de convenções já são superadequados, possuindo toda a infraestrutura de tecnologia e cabos. O formato de evento híbrido, por exemplo, já usamos há dois anos com palestrantes que, por determinada razão, não podem comparecer presencialmente ao evento. Já trabalhamos também com hologramas e projeção mapeada; os fornecedores, bem como os espaços de eventos já estão bem conectados”, afirma a presidente da ABEOC Brasil, Fatima Facuri.

À medida que os participantes se tornam ainda mais conscientes do mundo, aumentam as expectativas para eventos personalizados e envolventes. Com a tecnologia do evento avançando, os organizadores poderão oferecer aos participantes experiências valiosas e memoráveis, adequadas às suas necessidades, interesses e preferências.

Confira abaixo 10 expectativas para o espaço de eventos no futuro:

  • Eficiência de tempo;
  • Foco na experiência do participante;
  • Foco na sustentabilidade;
  • Individualização e personalização;
  • Modernização de infraestrutura técnica (eventos híbridos, aplicativos móveis, Wi-Fi gratuito, tomadas eletrônicas, estações de carregamento para smartphones, notebooks e tablets etc.);
  • Projeção mapeada (técnica de imagens 2D ou 3D que permite visualização das estruturas físicas do ambiente);
  • Salas funcionais adaptáveis e flexíveis;
  • Segurança de dados (por meio de leis, como a LGPD, e tecnologias, será possível maior proteção de dados e privacidade)
  • Tecnologias inteligentes e interativas (aplicativo do evento, transmissão em estilo streaming, big data, gamificação, realidade aumentada, inteligência artificial, soluções móveis, telepresença etc.);
  • Tendências em eventos de curto prazo e montagens rápidas.

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